שליחה מרובה

שליחה מרובה ושליחה מרובה מתקדמת (מילוי אוטומטי בשליחה מרובה) – מדריך לכלים החדשים

שליחה מרובה:

כלי זה מאפשר שליחת תבנית למספר רב של נמענים ע״י שימוש בטבלה מקובץ אקסל.

הוראות לשימוש בכלי:

    1. צור תבנית חדשה בלשונית ׳תבניות׳
    2. הקצה תיבות למילוי ע״י הלקוח
  • שים לב שאינך מקצה תיבות למילוי ע״י הסוכן Sender))
  1. עבור ללשונית ׳בית׳
  2. בחר ב ׳שירות עצמי׳
  3. בחר בהוספת מסמך ׳מתבנית׳ והעלה תבנית מתאימה. זכור כי הכלי יעבוד רק בעבור תבניות בעלות שדות למילוי על ידי הלקוח בלבד.
  4. סמן את ׳שליחה מרובה׳
  5. בחר ב ׳קובץ לדוגמא׳ /השתמש בקובץ אקסל משלך (בעל מבנה זהה ל׳קובץ לדוגמא׳)
  6. פתח את קובץ האקסל שהורד
    1. חובה להגדיר כל עמודה שמכילה נתונים מספריים (מס׳ טלפון, מס׳ ת.ז וכו׳)  כעמודת תאי טקסט. זאת ניתן לעשות ע״י קליק ימני על כותרת העמודה > Format Cells > Text
    2. חשוב לוודא כי בעבור כל לקוח קיים לפחות נתון התקשרות אחד (מספר טלפון/כתובת מייל)
    3. מספרי טלפון נדרשים להיות בפורמט הבא: (מספר טלפון) (קידומת מדינה) +  לדוגמא: 972501234567 +
    4. אם בחרת בקובץ אקסל לדוגמא, וודא כי שמרת את הקובץ לאחר עריכתו.
  7. גרור את קובץ האקסל לחלון הסשן או לחץ על ׳העלה קובץ׳ ובחר את הקובץ הרלוונטי מהמיקום בו נשמר.
  8. באפשרותך להוסיף הודעה ללקוחות אשר תישלח יחד עם ההזמנה לפתיחת המסמך ששלחת.
  9. לחץ על כפתור – ׳הבא׳/׳שלח הזמנה׳ בתחתית העמוד.
  10. ההזמנה למילוי המסמך תישלח ללקוחות בהודעת טקסט ו/או כהודעת מייל (בהתאם לשדות שמולאו בטבלה).

הכלי החדש מתאים בעבור:

  • שליחת מסמכים למילוי בשירות עצמי בלבד
  • שימוש בהוספת מסמך מתבנית שנוצרה לפני כן
  • תבניות בעלות שדות למילוי ע״י הלקוח (Signer) בלבד

שליחה מרובה מתקדמת:

הוראות לשימוש בכלי:

  1. צור תבנית בלשונית ׳תבניות׳
  2. הקצה תיבות למילוי ע״י סוכן או הלקוח  (signer, sender)
    1. הוסף תווית לתיבות לפי סוג המידע אותו תרצה לייבא מטבלת ה-Excel.

לדוגמא: אם בתיבה מסוימת נדרש שמו של הלקוח, תווית התיבה יכולה להיות Name, ובהתאמה העמודה ב Excel  אשר מכילה את שם הלקוח תיקרא Name.

      1. תוויות, ועמודות בטבלה בהתאמה, יכולות להיות בעברית, מלבד תוויות של כתובות המייל ומספרי הטלפון אליהם יישלחו ההזמנות לחתימת המסמך – אשר חייבות להיכתב באנגלית:
        1. אם ברצונך להשתמש בכלי על מנת להזין אוטומטית מספרי טלפון וכתובות מייל – יש לקרוא לתוויות אלו ‘phone’  ו- ‘email’ ללא אותיות גדולות.
  • ניתן להקצות לסוכן תיבות טקסט בלבד!
    1. לתיבות המוקצות לסוכן חובה להזין תווית.
    2. תיבות הטקסט ששויכו ללקוח יישלחו עם הנתונים שהוזנו בטבלה, אך הלקוח יכול לערוך אותן. אם תרצה למנוע שינוי בשדות אלו ע״י הלקוח, מומלץ לשייכן לסוכן (sender) ביצירת התבנית, כך הן יישארו קבועות במסמך.
    3. ודא שהתווית נשמרת ע״י לחיצה על ENTER  כאשר חלון העריכה פתוח
  1. עבור ללשונית ׳בית׳
  2. בחר ב ׳שירות עצמי׳
  3. בחר בהוספת מסמך ׳מתבנית׳
  4. סמן את ׳שליחה מרובה׳
  5. בחר ב ׳קובץ לדוגמא׳ על מנת להוריד את קובץ האקסל שנוצר על פי התוויות בתבנית שיצרת/השתמש בקובץ אקסל משלך (בעל מבנה זהה ל׳קובץ לדוגמא׳).
  6. פתח את קובץ האקסל שהורד
    1. חובה להגדיר כל עמודה שמכילה נתונים מספריים (מס׳ טלפון, מס׳ ת.ז וכו׳)  כעמודת תאי טקסט. זאת ניתן לעשות ע״י קליק ימני על כותרת העמודה > Format Cells > Text
    2. הוסף את פרטי ההתקשרות של הלקוחות בעמודות ‘phone’  ו- ‘email’ בנוסף למילוי פרטים נוספים בעמודות הרלוונטיות
    3. מספרי טלפון נדרשים להיות בפורמט הבא: (מספר טלפון) (קידומת מדינה) +  לדוגמא: 972501234567 +
    4. חובה למלא עמודות שהוקצו לסוכן.
    5. חשוב לוודא כי בעבור כל לקוח קיים לפחות נתון התקשרות אחד (מספר טלפון/כתובת מייל)
    6. אם בחרת בקובץ אקסל לדוגמא, וודא כי שמרת את הקובץ לאחר עריכתו.
  1. גרור את קובץ האקסל לחלון הסשן או לחץ על ׳העלה קובץ׳ ובחר את הקובץ הרלוונטי מהמיקום בו נשמר.
  2. באפשרותך להוסיף הודעה ללקוחות אשר תישלח יחד עם ההזמנה לפתיחת המסמך ששלחת.
  3. >לחץ על ׳שליחת הזמנה׳.
  4. ההזמנה למילוי המסמך תישלח ללקוחות בהודעת טקסט ו/או כהודעת מייל (בהתאם לשדות שמולאו בטבלה).

הכלי החדש מתאים בעבור:

  • שליחת מסמכים למילוי בשירות עצמי בלבד
  • שימוש בהוספת מסמך מתבנית שנוצרה מראש.
  • שדות למילוי ע״י הסוכן (Sender) יכולים להיות תיבות טקסט ובעלי תווית בלבד (שימוש בשדות אחרים/אי מילוי תוויות לא יאפשרו שימוש  בכלי ׳שליחה מרובה׳.
  • שימוש בתוויות יאפשר את פעולת הכלי ׳מילוי אוטומטי לשליחה מרובה׳